O uso de aplicativos de mensagem é cada vez mais comum no dia a dia de pessoas e empresas, facilitando a comunicação e economizando tempo. Essas ferramentas têm sido utilizadas na advocacia moderna, a fim aumentar a produtividade dos advogados e evitar deslocamentos desnecessários dos clientes.
Entretanto, é preciso seguir algumas regras para tornar o seu uso mais adequado. Confira alguns passos fundamentais para você utilizar corretamente o WhatsApp em seu escritório de advocacia.
Fique sempre atento ao primeiro contato, pois é a partir dele que você estabelece uma relação de confiança e cordialidade com o seu cliente. Por isso, trate-o com a devida atenção, ou seja, faça os cumprimentos, apresente-se e seja o mais objetivo possível quanto ao assunto a ser apresentado e explicado, caso seja necessário. Ao encerrar a conversa, lembre-se de se despedir e aguarde o próximo contato.
Preste atenção aos horários para enviar qualquer mensagem para o seu cliente, uma vez que isso reforça o seu profissionalismo e respeito à privacidade dele. Por mais que os aplicativos de mensagens facilitem essa comunicação instantânea, é uma regra que deve ser seguida para não causar nenhum atrito ou mal-estar, mesmo que seja algo urgente. Se acaso for imprescindível o envio de algum arquivo, documento ou mensagem, faça sempre em horários adequados e peça desculpas, se exceder o horário para tratar sobre determinado assunto.
Sempre que visualizar uma mensagem, seja cordial e responda instantaneamente. Evite mensagens automáticas, pois podem passar despercebidas gerar uma série de problemas envolvendo algum processo, além de gerar um desconforto em relação à qualidade do serviço prestado. Caso esteja muito ocupado, retorne para comunicar que naquele instante não pode responder, mas que assim que estiver livre poderá sanar qualquer dúvida.
Evite cobrar respostas imediatas de seu cliente, uma vez que assim como você pode estar ocupado em determinado momento do seu dia, a mesma situação pode ocorrer com ele. Portanto, espere e tenha paciência até que ele possa atendê-lo. Evite ser insistente, pois esse comportamento não será bem visto e até mesmo atrapalhá-lo na prospecção de novos clientes. Em caso de extrema urgência, ligue e converse apenas o essencial sobre o assunto.
É aconselhável não enviar áudios, sejam eles curtos, sejam eles longos. Apesar de ser uma forma mais ágil, o áudio pode se tornar um desconforto, especialmente se sua duração extrapolar 30 segundos, por exemplo. É recomendado que eles sejam evitados para o uso profissional. Se necessitar utilizar esse recurso, seja o mais breve possível. Se o assunto requer mais atenção ou urgência, opte por ligar.
Em nenhum momento, encaminhe mensagens pessoais para seus contatos, claro, com raras exceções em que o contato seja uma pessoa extremamente próxima. Além disso, por mais que haja essa intimidade, sempre verifique a fonte antes de compartilhar uma informação que pode ser falsa e trazer transtornos mais à frente. Em tempos de legislações mais rígidas no combate às fakes news, é válido dedicar uma atenção maior para não sofrer punições ou até mesmo comprometer essa relação de confiança com o cliente. Lembre-se de seguir as normas e diretrizes estabelecidas pela sua profissão.
O uso de grupos deve ser evitado, exceto em situações que sejam extremamente necessárias e possam colaborar com sua produtividade. O uso do WhatsApp profissional em grupos deve ser restrito a assuntos que envolvem pessoas ligadas àquelas pautas, o que pode evitar discussões e a perda de tempo com informações desnecessárias. Trate a tecnologia como um item que deve otimizar o seu tempo e não furtá-lo, porque a boa advocacia deve sempre agir com cordialidade e atenção para estreitar ainda mais os laços com o cliente.
O WhatsApp, assim como outros aplicativos de mensagens, está revolucionando a advocacia e deve se juntar à sua força de trabalho para agilizar tarefas do dia a dia, mas sem abrir mão de garantir a segurança e o tempo certo para o seu uso, a fim de melhorar cada vez mais essa relação entre os advogados e seus clientes.
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