A organização e o acesso às informações são peças-chaves na gestão de contratos nas empresas, pois elas também impactam diretamente nos processos de transparência e de governabilidade.

O intuito disso tudo é tornar os processos mais éticos e menos burocráticos em toda a cadeia produtiva. Essas medidas visam reduzir custos, adequar fornecedores e manter as boas práticas comerciais vigentes, entre outros benefícios.

Alguma vez em sua vida você já se questionou, por exemplo, em quantas informações ficam retidas em caixas de e-mails? E tem mais ainda: isso acarreta prejuízo às empresas, que gastam horas e horas para buscar ou reunir informações essenciais, deixando de cumprir prazos e até mesmo cobrança de contratos.

Vale lembrar do montante de dinheiro gasto com escritórios de advocacia para realizarem a leitura de cláusulas contratuais que poderiam ser feitas com um simples modelo pré-aprovado e à mão dos seus líderes e gestores. Essas são só algumas das razões que motivam as empresas a migrarem para soluções tecnológicas que facilitem toda essa jornada. 

Muitas vezes, o impacto financeiro faz com que as empresas ajam com mais discernimento, ou seja, realizam um trabalho mais amplo após a assinatura do contrato, garantindo maior segurança ao documento para assegurar que tudo seja cumprido à risca por um longo período.

E ter um software que permita simplificar esses desafios com a integração de dados, entre outras funções cruciais, é abrir caminho para novas oportunidades e maior controle do que a empresa tem à mão, evitando falhas e prejuízos financeiros. Com mais tempo disponível, é possível prever se os contratos estão em dia, bem como as demais informações relacionadas a eles.

Tais medidas garantem maior segurança jurídica e um workflow mais detalhado aos gestores, ajudando-os a melhorar o processo interno de governança corporativa. Isso torna a administração mais eficiente e organizada, o que facilita o trabalho e a participação de todos.

Com modelos pré-ajustados de acordo com o que cada contrato estabelece, os gestores têm maior autonomia em suas atividades, produzindo mais e acelerando suas tomadas de decisões. São benefícios percebidos rapidamente e que trarão economia de tempo e maior retorno financeiro.  

A gestão do contrato regulariza cada etapa para que seja cumprida passo a passo, minimizando o risco de gargalos que possam afetar a operação como um todo. E graças ao avanço dos softwares existentes no mercado é possível automatizar tarefas e criar ações agendadas, o que garante maior rapidez e organização da rotina administrativa.

Além disso, é possível fornecer o acesso às informações em tempo real para mais colaboradores, que podem acompanhar tudo por meio de seus dispositivos eletrônicos, como tablets, celulares e computadores.

Muitas empresas estão aderindo a isso para administrar contratos de forma informatizada, pois assim, elas mantêm o conhecimento sobre quem fez ou executou determinada ação, tornando o processo mais transparente e adequado às novas políticas de gestão empresarial.

Outros fatores relacionados à adoção de alguma ferramenta tecnológica são os envios de alertas, que vão auxiliar os colaboradores a ficarem atentos às datas dos vencimentos de contrato, prazos de pagamento, além de checar todos os dados acordados no contrato.

Vale ressaltar que um sistema de gestão de contratos fornece relatórios e indicadores de performance. Com isso, é possível administrar os contratos de maneira mais eficaz, estratégica e focada em resultados, o que torna as análises mais fáceis e permite a mudança de rota, bem como a troca de fornecedores, negociação e previsibilidade de custos e de ganhos a longo prazo, por exemplo.

Um dos maiores desafios na gestão de contrato é evitar o arquivamento individualizado, em computadores e e-mails. Além dos riscos de cada participante do processo nomear arquivos de maneiras diferentes, há ainda o desafio de manter todos os comentários e pareceres registrados que podem ser apagados acidentalmente.

Ao implantar uma solução especializada, você reduz um dos maiores riscos ligados à gestão de contrato: o arquivamento individualizado em computadores e e-mails, uma vez que um colaborador pode alterar o nome do arquivo ou simplesmente deletá-lo acidentalmente.

Imagine o transtorno que isso poderia causar a uma empresa de grande porte com diversas filiais espalhadas pelo mundo. Ao fazer a gestão, você não só controla como também evita esses riscos e, ainda, garante o ciclo de vida do contrato continua após a validação.

Feitos todos esses processos, as chances de ter ganho de performance do departamento jurídico e de contratos aumentam significativamente, já que o sistema de gestão integrado ajuda a reduzir inúmeras tarefas que tomam um tempo precioso dentro da organização.

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